Списък с изискванията

• Лице, което използва софтуер за управление на продажби в търговски обект, е длъжно да използва само софтуер, който е включен в списъка, който Националната агенция за приходите създава и поддържа и съдържа публичен електронен списък на софтуерите за управление на продажби в търговските обекти

  Коментар:НАП ще поддържа списък на всички софтуери, които декларират, че отговарят на изискванията й.
  След крайния срок (31.03.2019) всички всички търговци ще могат да използват само и единствено софтуери, намиращи се в този списък. За да бъде включен даден софтуер в този списък, той трябва да отговаря на определени условия (виж. Условия за софтуерите)

• Лицата по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС в срок до 7 дни от инсталирането на софтуер за управление на продажбите в търговския обект подават информация по електронен път с квалифициран електронен подпис по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс чрез електронна услуга в Портала за е-услуги на НАП, достъпен на интернет страницата на НАП, съгласно приложение № 32.
  • ЕИК, наименование и електронен адрес за кореспонденция на лицето по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС.
  • Вид, наименование и адрес на обекта.
  • Наименование и версия на софтуера.
  • Номер на софтуера от списъка на НАП.
  • Наличие на интернет свързаност в обекта.
  • Лице, от което е закупен софтуерът
  • Вид инсталация - локална, локална мрежа, web приложение, SaaS, др.
  • Дата на инсталация/инициализация.
  • Лице, извършило инсталацията/инициализацията (имена, представител на производител, дистрибутор, оторизирано лице, друг)
  • Физическо местоположение на данните, създавани от софтуера.
  • Логически адрес на БД или точка на достъп до програмния интерфейс (различен според ползваната технология IP адрес, комуникационен порт, домейн име и/или домейн адрес, име на инстанция, местоположение на компютърен файл, друго).
  • Транспортен протокол за комуникация с БД или достъп до програмния интерфейс (TCP/IP, Named Pipes, ...).
  • Топология на връзката с БД или точката на достъп до програмния интерфейс(local network, vpn, DirectAccess, WAN).
  • Наличие на договор за поддръжка на софтуера, вкл. ЕИК и наименование на изпълнителя по договора за поддръжка.
  • Фискални устройства, свързани към софтуера - индивидуални номера на ФУ.
  • Нефискални печатащи устройства, свързани към софтуера- по видове, брой и предназначение.
  • Свързаност на използвания софтуер с други модули и/или програмни системи-складово стопанство, счетоводен софтуер, други- посочват се с наименование, версия, лице, от което са придобити, и начало на използването им (месец, година).
  • Информация относно инсталирани допълнителни компоненти и разширения към софтуера (plug-ins)
  • посочват се наименование, версия, наличие на оторизация от производителя/разпространителя на софтуера.

  Коментар:След инсталиране на софтуер, всеки търговец ще трябва самостоятелно да подаде декларация към НАП, която съдържа информация за ползвания софтуер. Тази декларация не може да бъде подадена от негово име (например от доставчика на софтуер), тъй като използването на електронен подпис на юридическото лице (търговеца)

• При промяна на данните по ал.1 задължените лица подават актуална информация в 7-дневен срок от настъпване на промяната.

  Коментар:Това изискване налага подаване на нова декларация за всяка промяна на информацията, описана по-горе, независимо маловажността на промяната.

• На лице, което използва в търговски обект софтуер за управление на продажбите, невключен в списъка по чл. 118, ал. 16, се налага глоба
  • за физическите лица, които не са търговци, в размер от 1000 до 3000 лв., или имуществена санкция
  • за юридическите лица и едноличните търговци, в размер от 5000 до 10 000 лв.
  • При повторно нарушение по ал. 1 размерът на глобата е от 2000 до 6000 лв., а на имуществената санкция - от 10 000 до 20 000 лв.
• При извършване на проверка в търговски обект лицата по чл.118, ал.18 от ЗДДС са длъжни по искане от орган по приходите незабавно да осигурят достъп до всички устройства, които работят с използвания в обекта софтуер - сървъри, работни станции, ФУ и др.
  В случай че местонахождението на част от устройствата е извън проверявания обект, до тях следва незабавно да се осигури отдалечен достъп.
• Когато софтуерът е инсталиран в среда на задълженото лице (собствена или наета) и при поискване от орган по приходите в хода на извършване на контролни действия в търговски обект,същото е длъжно незабавно да осигури:
  • достъп до конфигурирания в софтуера "одиторски профил";
  • директен достъп с пълни права за четене и експорт на информацията от текущата и архивните БД на използвания в обекта софтуер за управление на продажбите, независимо от местонахождението на БД.
• Когато софтуерът се ползва като облачна услуга, предоставена от производител/разпространител, и при поискване от орган по приходите в хода на извършване на контролни действия в търговски обект, задълженото лице е длъжно незабавно да осигури
  • достъп до конфигурирания в софтуера "одиторски профил";
  • достъп до инсталирани локални софтуерни компоненти;
  • директен достъп с пълни права за четене и експорт на информацията от текущата и архивните бази данни на използвания в обекта софтуер за управление на продажбите, в случай че се използва локална база данни.
• Лицата по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС са отговорни за целостта и интегритета на информацията, съдържаща се в базата данни на софтуера (текуща база данни и архивни копия на базата данни), както и за съхранението й в сроковете по чл. 38, ал. 1 от ДОПК, независимо от нейното местонахождение.

  Коментар:Всяко юридическо лице е отговорно за цялостта и запазването на информацията от използваните софтуер. Съгласно цитирания член, данните трябва да се съхраняват минимум 5 години, а ако се счетат за счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години.

• Лицата по чл. 118, ал. 18 от ЗДДС са длъжни при поискване да осигурят на органите по приходите достъп до информацията по ал.1 с възможност за експорт и копиране през потребителския интерфейс на софтуера.
  Когато софтуерът е част от или е свързан с интегрирана информационна система за управление на продажбите/търговската дейност на лицето по чл.3 и използваната технология за реализацията му не позволява изпълнението на всички или на част от изискванията по т. 16, 17, 18, и 19, изпълнението на тези изисквания следва да бъде осигурено чрез функционалността на интегрираната система.

  Коментар:Всички търговци трябва да осигурят възможност за достъп и експорт на информацията в софтуера си. Ако софтуерът е част от по-голяма софтуерна система се допуска тази възможност да бъде осигурена чрез главната софтуерна система.

• Когато работата на софтуера е свързана с получаване или подаване на информация от или към други софтуери или модули от информационни системи, лицата по чл.118, ал.18 от ЗДДС съхраняват информацията, създавана чрез тези софтуери (модули от информационни системи), в сроковете по чл.38, ал.1 от ДОПК и при поискване предоставят достъп до нея с пълни права за четене и експорт на данни.
• Лицата по чл. 118, ал.18 от ЗДДС са длъжни да въвеждат имената за всеки от ползвателите (операторите) на софтуера съгласно сключените с тях трудови или граждански договори, присвоената роля/роли и периода на активност за всяка от присвоените роли.
• Принудителната административна мярка запечатване на обект за срок до 30 дни, независимо от предвидените глоби или имуществени санкции, се прилага на лице, което използва в търговски обект софтуер за управление на продажбите, невключен в списъка на НАП
• Лицата по чл. 118,ал. 18 от ЗДДС нямат право без оторизация от производителя/разпространителя на софтуера да променят функционалността му или да добавят външни модули към него.
• Създаваната от софтуера база данни може да бъде съхранявана само на територията на Република България или на държава - членка на Европейския съюз.